Penilaian Kinerja Karyawan – Dalam upaya peningkatan produktivitas, maka perlu dilakukan penilaian kinerja karyawan untuk dilakukan evaluasi yang objektif.
Upaya peningkatan profesionalisme ini pun sejauh mungkin perlu dilakukan secara terukur.
Kenapa Penilaian Kinerja Karyawan itu Penting?
Setiap perusahaan mau tak mau harus selalu siap dalam menghadapi setiap persaingan usaha.
Semakin banyaknya perusahaan yang lahir, dengan sendirinya akan diikuti dengan semakin banyaknya kebutuhan SDM yang akan dilibatkan dalam mengawaki perusahaan-perusahaan tersebut.
Masalahnya, tidak semua orang yang mengajukan lamaran kerja memiliki kualifikasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Di sinilah pentingnya upaya penilaian karyawan dalam rangka seleksi pada proses rekrutmen, agar perusahaan memiliki SDM yang sesuai dengan kebutuhan.
Pada sisi lain, perusahaan berkepentingan untuk selalu meningkatkan kinerja karyawannya. Hal ini dilakukan agar SDM terpilih kinerjanya selalu meningkat.
Dengan begitu, mereka menjadi semakin profesional dan produktif dalam berkarya. Tentu diperlukan suatu sistem yang dapat digunakan untuk membuat penilaian kinerja bagi para karyawan.
Dalam upaya peningkatan kinerja karyawan, penilaian kinerja karyawan perlu dilakukan secara rutin, periodik dan terprogram.
Itulah sebabnya, para pengendali SDM dituntut untuk dapat memiliki kemampuan dalam merumuskan Rencana Pengembangan SDM yang berkualitas.
Dampak positif bagi perusahaan
Pihak perusahaan dapat lebih mengenal talenta kerja yang dimiliki karyawannya. Sehingga penempatan kerja bagi para karyawan dapat memenuhi kriteria the right man on the right place.
Pihak perusahaan dapat lebih memahami kondisi psikologis serta tingkat leadership dari karyawannya.
Dengan demikian, lebih memudahkan bagi perusahaan dalam upaya mempersiapkan kader-kader pimpinan, demi pengembangan perusahaan ke depannya.
Dampak positif bagi pihak karyawan
Dampak positif yang diharapkan tumbuh subur pada setiap karyawan, antara lain:
Lahirnya motivasi kerja yang lebih baik
Meningkatnya etos kerja karyawan, sehingga akan besar pengaruhnya bagi peningkatan prestasi kerja karyawan di mata perusahaan.
Lahirnya semangat berkompetisi secara sehat
Hal ini sedikit banyak akan memacu para karyawan untuk semakin banyak belajar dalam upaya meningkatkan kemampuan dirinya.
Dampak yang diharapkan tentunya adalah adanya peningkatan kualitas kerja serta profesionalisme dari para karyawan itu sendiri.
Apa yang Dimaksud Penilaian kinerja karyawan ?
Pengertian penilaian karyawan, pada dasarnya adalah upaya penilaian terhadap kinerja karyawan dengan terukur.
Secara umum dapat diartikan sebagai upaya guna mengadakan pengukuran atas kinerja dari setiap karyawan perusahaan.
Hal ini dikaitkan dengan tingkat produktivitas dan efektivitas kerja sesuai dengan job description yang diberikan perusahaan kepada karyawan yang bersangkutan.
Hasil dari pengukuran kinerja karyawan ini secara umum akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam upaya peningkatan nutu perusahaan, yang dilakukan secara terus-menerus dan berkesinambungan.
Manfaat Penilaian Kinerja Karyawan
Penilaian terhadap pegawai suatu usaha memiliki berbagai manfaat, baik bagi organisasi maupun bagi karyawan itu sendiri.
Secara garis besar, manfaat serta penggunaan dari penilaian karyawan yang dimaksud di sini diuraikan sebagaimana berikut.
1. Proses rekrutmen
Setiap karyawan yang akan bergabung dalam perusahaan haruslah seorang karyawan pilihan, yang sesuai dengan bidang kerja yang dibutuhkan.
Itulah sebabnya harus ada sistem penilaian yang dapat digunakan untuk menyaring calon karyawan.
Dengan begitu, karyawan yang diterima bekerja benar-benar berkualitas.
Sistem penilaian yang ada harus mampu menjamin agar para calon karyawan terpilih benar-benar profesional, serta dapat diandalkan sesuai bidangnya masing-masing.
2. Jenjang karir
Bagaimana dengan karyawan yang sudah lama bergabung sebagai awak perusahaan? Dalam hal ini pun tentunya sama, hanya arahnya berbeda.
Berdasarkan hasil penilaian atas aspek leadership perusahaan dapat memprogramkan jenjang karir bagi setiap karyawan.
Dengan demikian, perusahaan akan memiliki pejabat yang profesional dan berkualitas dari berbagai tingkatan bahkan kepada jabatan Direktur sekalipun.
3. Kesesuaian bidang pekerjaan
Secara psikologis setiap karyawan akan merasakan happy menjalani tugas-tugasnya apabila karyawan tersebut mendapatkan tugas pekerjaan yang terkait dengan minat dan talentanya.
Tentunya ini akan menguntungan kekedua belah pihak. Bagi karyawan, dia akan bekerja dengan lebih produktif serta diiringi dengan etos kerja yang tinggi.
Di sisi lain, bagi pihak perusahaan, etos kerja yang begitu tinggi karyawannya tersebut otomatis akan meningkatnya produktivitas perusahaan.
Metode Penilaian Kinerja
Berbicara metode penilaian, kita bedakan antara penilaian calon karyawan dalam rangka rekrutmen dan penilaian rutin yang dilakukan secara periodik.
Sasaran penilaian dalam proses rekrutmen, tentu saja adalah terpilihnya karyawan unggul yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Sementara itu, sasaran penilaian periodik terhadap karyawan yang sudah bekerja bertujuan untuk membentuk profesionalitas karyawan di bidangnya.
Selain itu, sebagai upaya dalam meningkatkan kinerja dari karyawan. Juga sebagai upaya terbentuknya team work yang kuat di lingkungan internal perusahaan.
Berikut ini beberapa metode penilaian yang cukup sering dipergunakan.
1. Latihan simulasi
Latihan simulasi terdiri atas:
Case Analysis
Latihan simulasi dalam menganalisis suatu kasus. Dalam hal ini calon karyawan yang akan dites diberikan latihan simulasi.
Yang bersangkutan akan disimulasikan seolah-olah menghadapi suatu kasus atau permasalahan tertentu di tempat kerjanya.
Permasalahan tersebut misalnya perihal kompetitor atau pesaing perusahaan. Bisa pula kasus yang terjadi dalam aplikasi prosedur kerja di dalam internal perusahaan.
Dalam menghadapi permasalahan tersebut, calon karyawan diminta untuk mencari solusinya.
Pada latihan simulasi ini, pihak penilai akan dapat memberikan nilai kepada setiap calon karyawan dalam beberapa aspek, antara lain:
- Kemampuan analisis atas permasalahan yang terjadi
- Kecerdikan dalam melahirkan solusi yang tepat dan akurat
- Kecepatan dalam pengambilan keputusan
Contoh soal
Anda bekerja di Departemen Produksi dari suatu perusahaan. Selama satu tahun terakhir, perusahaan sering menerima complain dari para pelanggan.
Banyak pelanggan mengalami keterlambatan dalam penerimaan order barang pesanan. Anda diminta oleh atasan untuk mengadakan Case Analysis atas complain yang sering dilontarkan oleh para pelanggan tersebut.
Sasaran dari analisis kasus ini adalah berusaha menyingkap, mengapa keterlambatan pesanan bisa sering terjadi sehingga upaya-upaya perbaikan bisa segera dilakukan.
Untuk itu, Anda diminta untuk menggunakan kertas kerja Case Analysis sebagaimana tampak berikut ini.
Petunjuk kerja
#1. Pada kertas kerja, Anda diminta untuk menuliskan segala permasalahan yang Anda temukan (penyebab sering terjadinya complain dari para pelanggan). Semua temuan permasalahan ditulis pada kolom (1).
#2. Selanjutnya Anda diminta untuk membuat analisis atas semua permasalahan tersebut, dan ditulis pada kolom (2). Kemudian, kertas kerja case analysis ini diserahkan kepada atasan untuk mendapatkan rekomendasi.
#3. Pada kolom (3) Anda diminta berperan pula sebagai atasan Anda. Dalam hal ini Anda menetapkan atau membuat rekomendasi, berdasarkan adanya temuan masalah serta analisis masalah yang dibuat oleh staf Anda.
In-tray
Suatu simulasi yang menggambarkan kondisi kerja nyata yang dihadapi karyawan dalam menjalankan tugas setiap harinya.
Dalam hal ini, calon karyawan dihadapkan kepada sekumpulan dokumen kerja, seperti surat-surat masuk, laporan kerja dari bawahan, tawaran kerja sama dan lain-lain.
Dokumen-dokumen tersebut terletak di dalam suatu nampan (tray), yang umumnya terdiri atas nampan bersusun tiga.
Di sini, calon karyawan diminta untuk mencermati berbagai dokumen yang ada di dalan tray tersebut, untuk kemudian berupaya mengidentifikasi setiap permasalahan yang muncul dari dokumen-dokumen tadi.
Selanjutnya, calon karyawan diminta membuat kesimpulan solusi yang dianggap terbaik, guna mengatasi semua permasalahan tersebut secara menyeluruh.
Tindakan calon karyawan juga dinilai. Misalnya, bagaimana dia memperlakukan tray susun tiga tersebut dalam meletakkan dokumen-dokumen yang dicermatinya.
Calon karyawan akan dinilai sebagai seorang yang mampu bertindak sistematis apabila dia memberlakukan ketentuan-ketentuan.
Misalnya tray paling atas diberi tanda ‘IN’. Artinya, tray tersebut merupakan tempat dokumen masuk.
Lalu tray bagian tengah diberi tanda ‘IN-PROCESS’, sebagai tanda bahwa dokumen yang terletak pada tray tersebut masih dalam proses.
Kemudian tray paling bawah diberi tanda ‘OUT’. Artinya, dokumen yang dimasukkan ke dalam tray tersebut sudah selesai diidentinkasi sehingga bisa diambil untuk dimasukkan ke dalam arsip.
Jadi, dalam hal ini calon karyawan dapat dinilai dari beberapa aspek, yaitu:
- Kemampuannya dalam mengidentifikasi berbagai masalah yang ada
- Kemampuan melahirkan solusi terbaik atas pemasalahan yang dihadapinya
- Cara bertindak yang sistematis sehingga tak satupun dokumen terlewati dalam proses identifikasi yang dilakukan.
Contoh soal
Sebagai seorang pejabat, di meja kerja Anda tersedia tray (nampan/tempat surat) tiga susun. Tray yang paling atas diberi tulisan “Dokumen Masuk”. Digunakan untuk menampung semua dokumen yang masuk secara acak, sesuai waktu masuknya masing-masing.
Tray tengah diberi tulisan “Dokumen dalam Proses”. Maksudnya, dokumen yang belum selesai diidentihkasi karena masih ada dokumen lain yang belum diidentifikasi, yang erat kaitannya dengan “dokumen dalam proses” tersebut.
Tray terbawah diberi tulisan “Dokumen Keluar”, yaitu dokumen yang sudah selesai diidentinkasi dan bisa diambil untuk ditindaklanjuti dan diarsipkan. Sebagai seorang pejabat tingkat tertentu (misalnya Manajer), Anda diminta untuk merespons dokumen-dokumen yang masuk setiap harinya.
Dan semua dokumen yang masuk, Anda diminta untuk mencermati setiap dokumen tersebut, untuk mengidentifikasi semua permasalahan yang mungkin ditemukan. Kemudian Anda diminta membuat analisisnya, untuk kemudian membuat kesimpulan permasalahan secara keseluruhan.
Selanjutnya Anda diminta untuk membuat rencana tindakan yang merupakan solusi guna mengatasi permasalahan yang terjadi. Untuk hal tersebut, Anda bisa menggunakan Kertas Kerja ln-Tray berikut ini:
Petunjuk kerja
#1. Sekumpulan dokumen yang masuk di tray Dokumen Masuk, Anda cermati satu persatu, kemudian lakukan sebagai berikut:
- Jika tidak menemukan permasalahan apapun dan tidak memerlukan tindak lanjut, dokumen tersebut hanya diparaf dan diberi tanggal, lalu dimasukkan ke tray Dokumen Keluar.
- Apabila dokumen tidak mengandung masalah, tetapi perlu tindak lanjut, cukup diberikan disposisi, kemudian diparaf dan diberi tanggal, lalu masuk ke tray Dokumen Keluar.
- Jika dalam suatu dokumen ditemui masalah, permasalahan tersebut dicatat pada kertas kerja In-Tray pada kolom (1). Apabila dokumen ini masih memerlukan informasi lagi dari dokumen lain yang mungkin memiliki permasalahan yang sama, untuk sementara diletakkan pada tray tDokumen dalam Proses.
#2. Anda diminta untuk membuat serta menyusun kesimpulan secara menyeluruh atas permasalahan yang Anda temukan dan sudah dicatat di kolom (1), kemudian semua kesimpulan ditulis pada kolom (2).
#3. Anda diminta membuat rencana tindakan atau solusi yang diperlukan, dan dituangkan dalam bentuk tertulis pada kolom (3).
Pada umumnya, pejabat yang berkompeten dalam proses penilaian terhadap karyawan adalah seseorang yang memiliki kemampuan dalam menetapkan dimensi atau kriteria kinerja yang akan dinilai.
Kemampuan menetapkan kriteria penilaian biasanya dapat diperoleh apabila memiliki pengalaman dalam memimpin organisasi perusahaan selama paling tidak lima tahun.
Pengalaman tersebut akan memberikan wawasan yang luas tentang berbagai aspek yang diperlukan guna merancang kriteria yang diperlukan dalam proses penilaian, khususnya di perusahaan tersebut.
Selain metode penilaian tersebut, ada juga perusahaan yang menjalankan proses penilaian dengan menggunakan Job Description sebagai panduan penilaian kepada karyawannya.
Penilaian dengan menggunakan metode ini pada dasarnya adalah memberikan Job Description tertulis kepada karyawan, kemudian secara periodik mengadakan evaluasi, sampai sejauh manakah kemampuan karyawan tersebut dalam melaksanakan tugas-tugas yang telah dijabarkan tersebut.
Group discussion
Suasana diskusi yang melibatkan beberapa calon karyawan. Pada awalnya, pihak penguji melemparkan permasalahan kepada grup diskusi tersebut.
Selanjutnya, setiap calon karyawan anggota diskusi diminta untuk membuat analisis masing-masing. Hasil analisis pribadi tersebut didiskusikan di dalam focus group discussion (FGD).
Sasaran diskusi adalah tercapainya kata sepakat secara win-win solution.
Pihak penguji memberikan target waktu dalam mengadakan kegiatan diskusi grup ini, yang umumnya sekitar satu jam.
Dalam kegiatan ini, nilai yang dapat diberikan kepada setiap calon karyawan adalah pada aspek-aspek berikut ini:
- Aspek kemampuan dan ketajamannya dalam membuat analisis
- Kemampuan memimpin; terkihat dari aktivitasnya berdiskusi serta kemampuan melobi peserta diskusi lain untuk mencapai kata sepakat
- Kemampuan berbicara di depan forum
Presentation
Para calon karyawan diminta untuk mempresentasikan hasil analisis yang dibuat pada proses Case Analysis ataupun proses In-Tray.
Dalam kegiatan presentasi ini, pihak penguji biasanya menyiapkan sarana dan prasarana yang dibutuhkan, seperti proyektor dan peralatan lain.
Setiap calon karyawan diberi batas waktu dalam menyampaikan presentasinya.
Selama kegiatan presentasi, pihak penguji mengamati dan memberikan penilaian kepada masing-masing calon karyawan dari beberapa aspek, di antaranya:
- Penampilan dan kemampuan menyampaikan presentasi
- Pemahaman terhadap permasalahan yang dihadapi
- Ketajaman dan kecepatan dalam melahirkan solusi
2. Tes Psikometri
Secara umum ada tiga macam pengertian tes psikometri berdasarkan pendapat para ahli, yaitu:
Tes psikometri adalah metode pengukuran psikologi yang menggunakan metode skala sikap.
Menurut Ardiningtyas (2009)
Tes psikometri adalah instrumen yang dirancang untuk menghasilkan penilaian kuantitatif atas beberapa sifat atau atribut psikologis.
British Psichological Society (Philip Charter & Ken Russel, 2011)
Tes psikometri adalah cara standar untuk menilai aspek-aspek tertentu dari perilaku manusia.
Menurut Amru Suhmono (2009)
Tes psikometri ditujukan untuk perseorangan sehingga dapat disebut pula sebagai personality test. Sasaran tes psikometri adalah untuk mengukur beberapa aspek tertentu dari seseorang.
Dengan mempergunakan beberapa alat ukur atau instrumen khusus, seperti MSDT, Papi kostick dan sebagainya, maka hasil pengukuran yang diharapkan diperoleh, di antaranya adalah:
- Gaya kepemimpinan
- Tingkat kecerdasan Emosi
- Tipe kepribadian
- Minat dan semangat untuk berprestasi
3. Interview based commpetency
Interview based competency merupakan suatu teknik wawancara terstruktur, yang digunakan untuk menggali informasi secara mendalam tentang kemampuan dan kompetensi.
Dilakukan dengan meminta peserta wawancara untuk memberi gambaran tentang tindakan-tindakannya pada masa silam, terutama dalam hal pekerjaan, pikiran, ataupun perasaannya pada saat itu.
Dari jawaban yang disampaikan, dapat digunakan sebagai bahan untuk membuat prediksi atas perilaku orang tersebut di masa mendatang.
Dalam upaya menggali kemampuan seseorang agar diperoleh informasi yang cukup detail, beberapa teknik interview berikut dapat dipergunakan.
Teknik ini sesungguhnya hanya merupakan panduan tentang urutan materi pertanyaan yang akan diajukan.
Lebih jelasnya diungkapkan sebagai berikut:
Teknik STAR
Merupakan materi pertanyaan yang dikaitkan kepada hal-hal berikut:
Situation : situasi
Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan pada proses interview berkaitan dengan situasi masa lalu dari orang yang di-interview.
Contoh: “Bagaimana suasana kerja yang Anda rasakan pada perusahaan Anda dulu?”
“Situasi dan kondisi apakah yang menyebabkan Anda mengambil keputusan untuk mencari pekerjaan di perusahaan lain?”
Task : tugas
Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan pada proses interview berkenaan dengan tugas-tugas orang yang di-interview di perusahaan terdahulu.
Contoh: “Dapatkah Anda uraikan, jabatan apa dan tugas-tugas apa yang dipercayakan kepada Anda pada perusahaan Anda dulu?”
Action : tindakan
Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan pada proses interview berkaitan dengan tindakan-tindakan yang dilakukan oleh orang yang di-interview pada perusahaan terdahulu.
Contoh:
“Tindakan-tindakan apa saja yang Anda lakukan dalam rangka melaksanakan tugas—tugas yang dipercayakan kepada Anda?”
“Bagaimana cara Anda bertindak, agar departemen yang Anda pimpin selalu mampu mencapai produktivitas yang optimal?”
Result : hasil
Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan pada proses interview berkaitan dengan hasil-hasil yang pernah dicapai oleh orang yang di-interview.
Contoh:
“Hasil-hasil kerja apa saja yang pernah Anda capai, khususnya yang mendapatkan penghargaan dari atasan Anda; sekaligus yang membanggakan diri Anda?”
Teknik FACT
Materi pertanyaan yang dikaitkan kepada hal-hal berikut:
Feeling : perasaan
Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan pada proses interview berkaitan dengan perasaan yang muncul ketika berada di perusahaan terdahulu.
Contoh:
“Menurut perasaan Anda, apakah Anda mampu berprestasi tinggi di perusahaan Anda terdahulu?”
Action : tindakan
Sudah dijelaskan pada teknik STAR
Contoh:
“Apa tindakan Anda jika merasakan adanya ketidakcocokan dengan kebijakan yang diberlakukan di perusahaan Anda?”
Context : suasana/keadaan
Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan pada proses interview berkaitan dengan keadaan orang yang di-interview selama bekerja di perusahaan terdahulu.
Contoh:
“Ceritakan gambaran suasana kerja di perusahaan Anda pada umumnya, serta di Bagian atau Departemen tempat Anda bekerja pada khususnya?”
Thinking : pikiran
Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan pada proses interview dikaitkan dengan pikiran yang berkecamuk dalam benak orang yang di-interview selama dia bekerja di perusahaan terdahulu.
Contoh:
“Apa yang Anda pikirkan sehubungan dengan karier Anda, jika Anda tetap bertahan di perusahaan Anda dulu?”
4. KPI (Key performance indicator)
KPI merupakan indikator yang digunakan untuk memonitor tingkat pencapaian target kinerja dari suatu perusahaan. Dalam hal ini sering disebut sebagai KPI-Perusahaan.
Penetapan KPI-Perusahaan pada dasarnya harus berdasarkan visi dan misi perusahaan dalam jangka waktu tertentu.
Selanjutnya, karena KPI-Perusahaan memiliki kompleksitas yang cukup tinggi, KPI Perusahaan umumnya di breakdown lebih lanjut menjadi KPI Unit Kerja dan KPI Individu.
Guna menyusun dan menetapkan KPI Perusahaan ataupun KPI Unit Kerja serta KPI Individu, tidak bisa ditentukan oleh salah satu unit kerja tertentu saja, melainkan harus melalui koordinasi semua unit kerja yang ada.
Sebagai gambaran KPI Perusahaan, misalnya KPI perusahaan mebel. Pada perusahaan mebel ada Unit Kerja Produksi, Pemasaran, Pengadaan, Quality Control, dan sebagainya.
Setiap Unit Kerja itu akan memiliki KPI Produksi, KPI Pemasaran, KPI Pengadaan, KPI Quality Control dan seterusnya.
Selama ini KPI memang dipakai guna mengukur parameter kualitatif yang cenderung sulit cara mengukurnya.
Misalnya, tingkat kepuasan pelanggan, kualitas kepemimpinan, loyalitas karyawan dan sebagainya.
Namun demikian, dengan menggunakan matrik KPI dapat pula digunakan untuk mengukur performa kinerja yang hendak dicapai oleh suatu perusahaan secara kuantitatif.
Bahkan, dilengkapi pula dengan langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan guna merealisasikan tercapainya goal dari perusahaan.
Kriteria KPI
Sebuah matrik dapat digolongkan sebagai Key Performance Indicator apabila memenuhi kriteria sebagaimana tersebut di bawah ini:
- Menetapkan adanya target yang akan dicapai, serta waktu yang diperlukan guna tercapainya target tesebut.
- Berorientasi pada hasil nyata, yang bukan sekadar output saja.
- Memiliki ambang batas (threshold), guna membedakan antara nilai target dengan nilai aktual.
Penyusunan KPI Perusahaan harus mengacu kepada visi dan misi perusahaan. KPI Perusahaan dengan sendirinya akan mencerminkan tujuan yang ingin diraih oleh perusahaan tersebut.
Persiapan perumusan KPI
Sebelum merumuskan dan menetapkan KPI, setiap perusahaan perlu melakukan beberapa persiapan sebagai berikut:
- Tetapkan terlebih dahulu tujuan yang hendak diraih.
- Tetapkan proses bisnis yang sudah terdefinisi dengan jelas.
- Buat tolok ukur kualitatif dan kuantitatif sesuai tujuan yang hendak diraih.
- Monitoring atas setiap kondisi yang terjadi, lakukan perubahan yang dirasa perlu sehingga dapat meraih tujuan yang sudah ditetapkan.
Setelah menjalankan metode penilaian kinerja karyawan, apa tahap selanjutnya?
Setelah memahami beberapa metode penilaian kinerja karyawan, hal selanjutnya adalah melakukan proses penilaian. Berdasarkan data dari metode yang dilakukan tersebut.
Buat jadwal yang solid untuk melakukan penilaian berkelanjutan.
